ما هي الأوراق المطلوبة لتعيين الموظف بشكل قانوني هو أحد الأسئلة الهامة التي يبحث عنها كل موظف يرغب في الالتحاق بوظيفة معينة لتوفير هذه المستندات والوثائق التي تمنحه فرصة للعمل بشكل قانوني، سنتحدث في هذا المقال عن الأوراق المطلوبة لتعيين الموظف بشكل قانوني، وشروط تعيين الموظف، والخطوات المتبعة للتعيين في الشركات.
ما هي الأوراق المطلوبة لتعيين الموظف بشكل قانوني؟
يتطلب العمل في الشركات تقديم مجموعة من الأوراق والمستندات التي لا يمكن الاستغناء عنها لبدء العمل بالوظيفة، وفيما يلي الأوراق والوثائق المطلوبة لتعيين الموظف بشكل قانوني:
1- شهادة الميلاد
شهادة الميلاد هي الوثيقة التي تتضمن كافة المعلومات الشخصية للموظف، فهي بمثابة قاعدة البيانات الخاصة في الشركة، وتستخدم في الاستعلام عن رقم تأميني جديد.
2- المؤهل الدراسي
المؤهل الدراسي هو أحد الأوراق الهامة والأساسية التي لا يمكن الاستغناء عنها في الملف الخاص بالعامل، كما يعتمد عليه في التأمينات من خلال تقديمه مع استمارة التأمينات في حالة الوظائف التي تشترط مؤهل معين للتأمين عليها.
3- شهادة التجنيد
تختص شهادة التجنيد بالذكور والتي تتضمن موقف الموظف من التجنيد سواء مؤجل أو أدى الخدمة أو معفي، أما الفئة العمرية من سن 18 عام وحتى 20 عام فيكونوا في موقف صغار السن ولكن بعد إتمام 20 عام يجب التعرف على موقفهم من التجنيد، ويجب التأكد من صحة الشهادة وسريان مفعولها وعدم تزويرها، وعدم احتواء أوراق العمل على شهادة التجنيد يعرض صاحب العمل إلى المساءلة القانونية .
4- الفيش الجنائي
الفيش الجنائي هو أحد الوثائق الأساسية في أوراق التعيين، ويجب تغييره بتغيير مقر العمل حيث يتم اصداره باسم جهة العمل، فلا يمكن استخدامه في الجهات المختلفة، والهدف من هذا المستند هو التأكيد على خلو سجل الموظف من الأحكام الجنائية أو القضائية، ويجب الإشارة إلى أن قبول الفيش الجنائي الموجه لشركة أخرى يدل على مساعدة الشركة في تهريب الموظف من قبضة العدالة.
5- كعب العمل
كعب العمل هو وثيقة هامة يتم استخراجها من مكتب العمل التابع له الموظف، ويساهم في احصاء البطالة في الدولة حيث يتم تسجيل كعوب العمل المستخرجة لتحديد عدد العاملين والتوصل إلى نسبة البطالة، ويتضمن كعب العمل بيانات الموظف، وبيانات الشركة مع كتابة الأجر الأساسي أو الأجر الأساسي والمتغير، مع الإفصاح عن طبيعة عمل الموظف سواء مؤقتة أو موسمية أو دائمة.
شروط تعيين الموظف
يشترط لتعيين الموظف في إحدى الوظائف توافر مجموعة من الشروط الهامة، الأمر الذي يؤكد على ضرورة استيفاء كافة الشروط الخاصة بالتعيين وهي:
- أن يمتلك الشخص سمعة طيبة، وسيرة حسنة
- عدم وجود سابقة لفصل الشخص من الخدمة بقرار أو حكم تأديبي نهائي
- أن يكون الشخص مستوفي لكافة الشروط الخاصة بالوظيفة
- أن يبلغ من العمر 18 عام أو أكثر
- اجتياز الموظف للامتحانات والاختبارات المرتبطة بالوظيفة
- عدم وجود سابقة جنائية للشخص المتقدم للوظيفة، فلا يمكن قبول الشخص الذي حصل على حكم بعقوبة جنائية أو عقوبة مقيدة للحرية في إحدى الجرائم المخلة بالشرف أو الأمانة في حالة عدم رد اعتباره
- أن يكون الشخص مناسب من الناحية الصحية من خلال وثيقة يتم إصدارها من جهة طبية رسمية
- أن يكون الشخص حاصل على مؤهل دراسي مصدق من الجهة المختصة في الدولة
خطوات التعيين في الشركات
توثيق كافة المعلومات والبيانات الشخصية للموظف التي يقوم بتقديمها عند اختياره وتتمثل في الشهادة الطبية، وشهادة التجنيد، ونموذج طلب التوظف، والسيرة الذاتية، شهادة الخبرة، والفيش الجنائي، وكعب العمل.
أما الوثائق التي يتم اعداها داخل المنظمة فهي إقرار باستلام العمل، وعقد العمل، وإقرار بالعمل في المنظمة لمدة محددة، مشروع قرار التعيين في الوظيفة، إقرار بعدم الجمع بين العمل في المنظمة وبين أي عمل آخر، النموذج الخاص بالاشتراك في التأمينات الاجتماعية، وتختلف الوثائق المطلوبة وفقاً للشركة التي يعمل بها الموظف.
صدور قرار التعيين المبدئي من الجهة المختصة، حيث يتم تعيين الموظفين الجدد لفترة معينة تحت التجربة ولكل شركة فترة زمنية محددة تبدأ من 3 أشهر وتصل في بعض الشركات إلى 12 شهر.
تقييم أداء الشخص خلال فترة التدريب، فالغرض الأساسي من فترة التدريب هو متابعة أداء الفرد ووضعه تحت التجربة للتأكد من صلاحيته للعمل، وبعد انتهاء فترة التدريب يقدم الرئيس تقرير نهائي يوضح فيه مدى ملائمة وكفاءة الموظف الجديد للوظيفة، ومنظوره الشخصي من حيث تثبيته في الوظيفة أو فصله.
تثبيت الموظف الجديد في الوظيفة بعد اجتياز الفترة التجريبية بنجاح والتأكد من كفاءته ويتم تعيينه في الوظيفة بشكل رسمي، وتعني هذه الخطوة إعطاء الموظف الجديد كامل صلاحياته لممارسة الوظيفة، وكامل صلاحياته المادية والمعنوية.
