الجرد وأنواعه والطرق الأفضل لحسابه
ما هو الجرد وأنواعه حيث يُعتبر الجرد أحد العمليات الأساسية والحيوية في إدارة المخزون والتجارة، فالجرد يهدف إلى تحديد وتسجيل وفحص الموارد المادية المتوفرة في الشركات والمنظمات، ومن خلا مقالنا هذا سنوضح كافة المعلومات حول تعريف الجرد وأنواعه فتابعونا للنهاية.
الجرد وأنواعه والطرق الأفضل لحسابه
في سياق حديثنا عن ما هو الجرد وأنواعه يعتبر الجرد أداة أساسية لمعرفة المخزون المتاح وتقييم قيمته، وللتحكم في العمليات التجارية واتخاذ القرارات الاستراتيجية، و الجرد هو عملية تعداد وتحديد وتسجيل كميات وقيمة الموارد المادية المتاحة في المنظمة أو المكان المحدد. وتشمل الموارد المادية المختلفة التي قد يتم جردها المنتجات النهائية، والمكونات، والمواد الخام، والمعدات، والأدوات، وغيرها من العناصر التي تكون مهمة لنشاط المؤسسة.
يتم تنفيذ الجرد بهدف التحقق من دقة وتوافق الموارد المادية مع البيانات المسجلة في الأنظمة المحاسبية وإدارة المخزون، ولضمان التحكم الفعال في التكاليف وتخفيض الفاقد، وتهدف عملية الجرد أيضًا إلى تحصيل المعلومات الدقيقة حول المخزون الحالي لاتخاذ القرارات الاستراتيجية وتخطيط المستقبل.
يمكن تنفيذ عملية الجرد بشكل دوري ومنتظم، حيث يتم عادة تحديد فترات زمنية محددة لعمليات الجرد، يتم استخدام أدوات مختلفة مثل الباركود والتقنيات الحديثة مثل التعرف التلقائي بالراديو لتسهيل وتسريع عمليات الجرد.
تهدف الجرد إلى التأكد من دقة السجلات المحاسبية ومعرفة العجز أو الفاقد أو الإفراط في المخزون، يوفر الجرد أيضًا بيانات موثوقة تساعد في التخطيط لاحتياجات الموارد المستقبلية وتوفير الوقت والجهد في إعادة تسويق المخزون وتحقيق تحسينات في إدارة سلسلة الإمداد وأداء الشركة.
أنواع جرد المخزون
في إطار حديثنا عن ما هو الجرد وأنواعه، هناك عدة أنواع من جرد المخزون التي يتم تنفيذها في المؤسسات والشركات، تشمل:
- جرد فعلي: يتطلب توقفًا كاملًا في العمليات المخزنية لإجراء فحص شامل ودقيق لجميع العناصر المخزنة، يتم تعداد المنتجات والمواد الخام والمعدات بشكل دقيق وتسجيل الكميات والقيمة المتعلقة بها.
- جرد دوري: يتم تنفيذه بشكل منتظم في فترات زمنية محددة، مثل شهرياً أو سنوياً. يشمل هذا النوع من الجرد عملية تدقيق وتسجيل العناصر المخزنة في فترة زمنية محددة، وعادةً يتم اختيار العناصر للجرد بناءً على قواعد محددة، مثل الأصناف الرئيسية أو العناصر ذات القيمة العالية.
- جرد دورة مستمرة: يتم تنفيذه بشكل مستمر ومتواصل بدلاً من جرد دوري منتظم. في هذا النوع من الجرد، يتم تسجيل العمليات اليومية وتحديث المخزون في الوقت الفعلي. يستخدم نظام إدارة المخزون المتقدم تقنيات مثل الباركود والتعرف التلقائي بالراديو لتسهيل جرد المخزون المستمر.
- جرد دورة لقطة: يتم تنفيذه في وقت واحد في نقطة زمنية معينة، عادةً في نهاية الشهر المالي أو السنة المالية، يكون المخزون في هذه الحالة متجمدًا ويتم عمل تدقيق وتسجيل العناصر المخزنة في وقت واحد.
أهمية الجرد
في سياق حديثنا عن ما هو الجرد وأنواعه، فالجرد يمتلك أهمية كبيرة في إدارة المخزون ونجاح أي منظمة، وفيما يلي بعض الأسباب التي توضح أهمية الجرد:
- دقة المعلومات: يساعد الجرد في التحقق من دقة السجلات المحاسبية والمعلومات المرتبطة بالمخزون، يتم التحقق من مطابقة الأرقام والمعلومات المسجلة في النظام مع الكميات الفعلية المخزنة، هذا يقلل من الأخطاء والإشكاليات التي يمكن أن تؤثر على صحة التقارير المالية واتخاذ القرارات.
- التحكم في التكاليف: يساعد الجرد في مراقبة التكاليف المرتبطة بالمخزون، مثل تكاليف التخزين والمواد الفاسدة أو المنتهية الصلاحية، ومن خلال التحقق من الكميات المخزنة والاستخدام الفعلي للموارد، يمكن للمسؤولين اتخاذ إجراءات للحد من الفاقد وتقليل التكلفة وتحسين الكفاءة.
- إدارة سلسلة الإمداد: يعد الجرد جزءًا أساسيًا في إدارة سلسلة الإمداد وضمان توافر الموارد في الوقت المناسب، يوفر الجرد معلومات دقيقة حول المخزون المتاح وتوقعات الطلب المستقبلية، مما يساعد على تخطيط المشتريات والإنتاج وضمان تلبية احتياجات العملاء.
- الامتثال للتشريعات القانونية: في بعض الصناعات، قد تكون هناك متطلبات قانونية لتقارير الجرد وتدقيقها، الجرد يساعد في الامتثال للمتطلبات القانونية والتشريعات وتوفير السجلات المطلوبة للجهات الحكومية أو الجهات التنظيمية.
- اتخاذ القرارات الاستراتيجية: يقدم الجرد معلومات شاملة حول المخزون وأداء المؤسسة. تعزز هذه المعلومات القرارات الاستراتيجية مثل تحديد الكميات المثلى للمخزون وتقييم العناصر ذات القيمة العالية وتخطيط المستقبل.
بشكل عام، في سياق حديثنا عن ما هو الجرد وأنواعه فإن الجرد يساهم في تحسين الكفاءة وإدارة المخزون والتحكم في التكاليف والامتثال للتشريعات، ويساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة لنجاح المنظمة.
طرق حساب جرد المخزون
في صدد حديثنا عن ما هو الجرد وأنواعه، فهناك عدة طرق يمكن استخدامها لحساب جرد المخزون، تعتمد الطريقة المناسبة على نوع المنظمة وحجم المخزون وتعقيد العمليات، وفيما يلي بعض الطرق الشائعة لحساب جرد المخزون:
- طريقة العد الفعلي: تتضمن هذه الطريقة إجراء عملية تعداد يدوية لجميع العناصر المخزنة في المؤسسة، يتم استخدام ورقة جرد أو نظام تدوين لتسجيل العناصر وعددها وتحديد الكميات الفعلية لكل عنصر.
- طريقة تقديرية: تستخدم هذه الطريقة عندما يكون من الصعب أو غير عملي إجراء عملية الجرد الفعلية. يتم احتساب الجرد بناءً على التقديرات والمعرفة المسبقة للأرقام والكميات المتوقعة، قد تستند القيمة المقدرة إلى مبيعات سابقة أو معدلات الاستهلاك أو توقعات الطلب.
- طريقة النظام: تعتمد هذه الطريقة على السجلات المحاسبية والبيانات الموجودة في النظام الإداري للمخزون، يتم تحديث الجرد بناءً على العمليات اليومية مثل المشتريات والمبيعات والإضافات والخصومات، يتم مقارنة البيانات في النظام مع العد الفعلي للتحقق من دقة السجلات.
- طريقة ABC: تستند هذه الطريقة إلى التصنيف الهرمي ABC للمخزون. يتم تصنيف العناصر حسب قيمتها وأهميتها، وعادة ما يتم إجراء جرد دقيق لفئات الأهمية العالية (A) وجرد فحص أقل للفئات ذات الأهمية الأقل (B و C).
أفضل طريقة لجرد المخزون
ضمن حديثنا عن ما هو الجرد وأنواعه، فإنه لا يوجد طريقة واحدة تعتبر الأفضل لجميع المنظمات عند حساب جرد المخزون. تعتمد الطريقة المثلى على عدة عوامل، بما في ذلك نوع الصناعة وحجم المخزون وموارد المنظمة. ومع ذلك، هناك بعض النصائح التي يمكن مراعاتها عند اختيار طريقة جرد المخزون:
- اختر الطريقة الملائمة: قم بتقييم احتياجات المنظمة ومتطلباتها قبل اتخاذ قرار بشأن الطريقة المثلى، قد تكون الحجم والتعقيد للمخزون وقدرة المنظمة المالية والتقنية على تنفيذ الجرد حوافز هامة لاختيار طريقة معينة.
- استخدم تكنولوجيا المعلومات الحديثة: تقنيات مثل الباركود والتعرف التلقائي بالراديو وبرامج إدارة المخزون المتقدمة يمكن أن تسهل اكتشاف وتدقيق وتحديث المخزون بشكل أسرع وأكثر دقة، استخدام تلك التقنيات يعزز الكفاءة ويقلل من الأخطاء البشرية.
- قم بتكرار الجرد: بالإضافة إلى الجرد السنوي أو الدوري، يمكن أن يكون من المفيد إجراء جرد دورة مستمرة يُحدث فيها المخزون في الوقت الفعلي، هذا يمكن أن يقلل من الفاقد ويسمح بتحديث المعلومات بشكل منتظم.
- اعتمد على التحقيق المتقدم: يمكن استخدام تقنيات المراقبة والتدقيق للتحقق من دقة الأرقام والكميات المسجلة، يمكن أن تتضمن هذه التقنيات عمليات التحقق العشوائية ومراجعة السجلات والمقارنة بين البيانات المادية والمعلومات المدخلة في النظام.
- ضمان المشاركة والتدريب: ضمان تعاون الموظفين والتدريب على إجراءات الجرد وتوفير المعرفة اللازمة حول الأهداف والمعايير المطلوبة يساعد في زيادة دقة الجرد والمشاركة الفعالة.
سياسات جرد المخزون
في صدد حديثنا عن ما هو الجرد وأنواعه فإن سياسات جرد المخزون هي المبادئ والإجراءات التي تحدد كيفية تنظيم وتنفيذ عمليات جرد المخزون في المنظمة، تهدف هذه السياسات إلى ضمان الدقة والموثوقية للمخزون وتحسين إدارته، وفيما يلي بعض السياسات المشتركة لجرد المخزون:
- تحديد جدول زمني للجرد: يجب تحديد جدول زمني محدد لإجراءات جرد المخزون، يمكن أن يشمل ذلك جرد سنوي أو دوري بناءً على احتياجات المؤسسة ونوع المنتجات المخزنة.
- توثيق السجلات والإجراءات: يجب وضع سياسات تتطلب توثيق دقيق لعمليات الجرد بما في ذلك البيانات المستخدمة ونتائج الجرد والملاحظات والتوقيعات المطلوبة، يساعد ذلك في ضمان تتبع ومراجعة العمليات وتوفير سجلات موثوقة.
- توفير التدريب وتحسين المعرفة: يجب توفير التدريب المستمر للعاملين على أساس جرد المخزون وطرقه، يساعد العاملون على فهم الإجراءات والتقنيات المستخدمة وتحسين مهاراتهم في إجراءات الجرد.
- استخدام تقنيات المعلومات والتقنيات المتقدمة: ينبغي استخدام تقنيات المعلومات والأنظمة الإلكترونية في جرد المخزون لتحقيق دقة أفضل وكفاءة عملية، يمكن استخدام الباركود والتعرف التلقائي بالراديو (RFID) وبرامج إدارة المخزون لتسهيل تسجيل العناصر وتحديث المخزون.
- إدارة التغيير ومراقبة الجودة: ينبغي تطوير سياسات لإدارة التغيير عند تغييرات في الإجراءات أو التقنيات المستخدمة في جرد المخزون، يجب أيضًا إجراء عمليات مراقبة الجودة للتحقق من دقة الجرد وتقييم الأداء وتحسين العمليات.
- حفظ السجلات للجرد: يجب الاحتفاظ بسجلات الجرد لفترة زمنية محددة بناءً على متطلبات الشركة والتشريعات القانونية، تساعد السجلات على تتبع التغييرات وتحليل البيانات وتوفير معلومات تاريخية للمخزون.
فوائد جرد المخزون
في إطار حديثنا عن ما هو الجرد وأنواعه فإن جرد المخزون له العديد من الفوائد المهمة للمنظمات، إليك بعض الفوائد الرئيسية لجرد المخزون:
- تحقيق دقة المخزون: يمكن لجرد المخزون أن يساعد في التحقق من دقة الكميات والأرقام المسجلة في أنظمة إدارة المخزون، وبهذه الطريقة، يتم تجنب الأخطاء والانحرافات وضمان أن المعلومات الموجودة في النظام تعكس الحقيقة.
- تحسين إدارة المخزون: يمكن لجرد المخزون أن يوفر للمنظمة صورة واضحة وشاملة للمخزون المتاح، يمكن استخدام هذه المعلومات لتحسين عمليات إعادة الطلب وتخطيط العمليات وتقليل التكاليف والفواقد.
- تفعيل التحسين المستمر: في إطار حديثنا عن ما هو الجرد وأنواعه يمكن استخدام نتائج جرد المخزون لتحديد النقاط القوية والضعف في إدارة المخزون، وبهذه الطريقة، يمكن للمؤسسة تحديد التغييرات التي يجب إدخالها وتحسين عمليات الإدارة واستخدام الموارد بشكل أفضل.
- زيادة الربحية: ضمن حديثنا عن ما هو الجرد وأنواعه فإنه من خلال تحقيق أدق للمخزون، يمكن للمنظمة تقليل خسائر الفواقد وتحسين عمليات الشراء والمبيعات وتحقيق ربحية أفضل.
- تحسين العمليات والكفاءة: يمكن لجرد المخزون أن يساهم في تحسين العمليات الداخلية للمنظمة، يساعد في تحسين إعادة تعبئة المخزون وتنظيم الأساليب وتحسين فهم طرق التخزين وتنظيم المساحة وتقليل الوقت اللازم لعمليات البحث والمقارنة.
- الامتثال للتشريعات والمتطلبات: قد تكون بعض الصناعات ملزمة قانونيًا بإجراء جرد مخزون منتظم، يمكن لجرد المخزون إظهار الامتثال للتشريعات والمتطلبات القانونية المحلية.
تلخص هذه الفوائد أهمية جرد المخزون كأداة مهمة لتنظيم وتحسين إدارة المخزون، يساعد في تفادي الأخطاء وتحقيق الدقة وتحسين العمليات التشغيلية وزيادة الربحية.
أوقات الجرد
في سياق حديثنا عن ما هو الجرد وأنواعه، فأوقات الجرد تختلف من منظمة لأخرى وتعتمد على عدة عوامل مثل حجم المخزون ونوع الصناعة واحتياجات المنظمة. ومع ذلك، توجد بعض المواقيت الشائعة التي يتم فيها إجراء جرد المخزون، وتشمل:
- جرد سنوي: يعتبر الجرد السنوي هو الوقت الأكثر شيوعًا لإجراء جرد كبير للمخزون، قد يتم اختيار وقت الجرد بناءً على تقويم المنظمة وأوقات العمل المناسبة وشبكة التوريد ونشاط العمل.
- جرد دوري: بجانب الجرد السنوي، يمكن أيضًا أن يتم القيام بجرد دوري أو منتصف السنة، يتم تحديد هذه الفترة حسب احتياجات المنظمة ومتطلباتها الخاصة.
- جرد شهري/أسبوعي: قد تقوم بعض المؤسسات بجرد مخزونها على أساس شهري أو أسبوعي للتحقق من الدقة والتحكم في الأرقام الموجودة في النظام. يمكن استخدام هذه الفترات لتحديث المخزون وتحديد المشكلات بسرعة.
من الجدير بالذكر أنه في بعض الصناعات التي تتطلب معاملة منتجات قابلة للتلف بسرعة أو ذات عمر انتهاء صلاحية محدد، قد يتطلب ذلك إجراء جرد أكثر تكرارًا لضمان عدم تواجد منتجات غير صالحة للاستخدام في المخزون.
تهدف هذه الفترات المختلفة لجرد المخزون إلى ضمان الدقة والتحديث المنتظم للمخزون والسماح بإجراءات التحسين اللازمة، ينبغي على المنظمات اختيار الوقت الأنسب لجرد المخزون بناءً على احتياجاتها وعواملها الخاصة.
من يقوم بعملية الجرد
ضمن حديثنا عن ما هو الجرد وأنواعه فإن عملية الجرد يتم تنفيذها من قبل فريق من العاملين في المنظمة، وعادةً ما يكون تحت إشراف إدارة المخزون أو قسم اللوجستيات، يتم تعيين موظفين مسؤولين عن تنسيق وتنفيذ جرد المخزون.
يمكن أن يشمل الفريق المسؤول عن جرد المخزون أفرادًا من عدة أقسام ومناصب في المنظمة، بما في ذلك:
- أفراد اللوجستيات/ إدارة المخزون: يكونون مسؤولين عن تنظيم وتنسيق عملية الجرد وضمان سيرها بسلاسة. قد يشمل ذلك تحديد التوقيت والإعدادات اللازمة لجرد المخزون والتحقق من دقة البيانات وتقديم التوجيه والتوجيه للفريق.
- العاملون في المخازن: يقومون بتنفيذ عملية الجرد الفعلية. يقومون بعد يقفون على وجود وكميات المنتجات في المستودعات ويسجلون المعلومات المتعلقة بالمخزون.
- فريق المحاسبة/التدقيق: يساعدون في تحقيق التطابق بين البيانات المحاسبية والبيانات الفعلية للمخزون، قد يكونون مسؤولين عن مراجعة العملية وضمان وجود عملية جرد موثوقة والتأكد من تسجيل الفروقات بشكل صحيح.
يتطلب جرد المخزون تنسيقًا جيدًا وتعاونًا بين الأقسام المختلفة في المنظمة لضمان الدقة والسلاسة في العملية.
الأسئلة الشائعة عن ما هو الجرد وأنواعه
ما هو الجرد المادي؟
الجرد المادي هو نوع من أنواع الجرد يتطلب فعلياً فحص وتسجيل البضائع المخزنة بشكل فعلي، يتم فحص كميات المخزون ومقارنتها بالسجلات الموجودة وتسجيل أي اختلاف يمكن أن ينشأ.
ما هو الجرد الدوري؟
الجرد الدوري هو نوع من أنواع الجرد يتم فيه التحقق من كميات المخزون بشكل منتظم على فترات زمنية دورية، يتم تحديد فترات جرد محددة بناءً على احتياجات المنظمة وتفضيلاتها، يساعد الجرد الدوري في الحفاظ على دقة السجلات المخزنية وإدارة المخزون بشكل فعال.
كيف يتم حساب الجرد؟
يتم حساب جرد المخزون الدوري في نهاية فترة زمنية محددة (مثل نهاية الشهر أو الربع السنوي) عن طريق المعادلة الآتية: المخزون النهائي = المخزون الابتدائي + المشتريات – المبيعات.
متى تتم عملية الجرد؟
تتم عملية الجرد في أواخر كل فترة مالية من السنة.
ما هو دفتر الجرد؟
هو الدفتر الذي يسجل فيه كافة التفاصيل الخاصة بالبضاعة التي يمتلكها التاجر في آخر الفترة المالية.
باختتام مقال ما هو الجرد وأنواعه وبعد أن تحدثنا معكم بالتفصيل عن ما هو الجرد وأنواعه والطرق الأفضل لحسابه، يمكننا التأكيد على أهمية الجرد كعملية أساسية في إدارة المخزون والتجارة، كما أن الجرد يلعب دورًا حاسمًا في ضمان الكفاءة والاستدامة في العمليات التجارية، ويوفر الجرد معلومات قيمة تساعد في تحسين إدارة المخزون وتقليل الفاقد وتلافي الأخطاء.