مراحل الدورة المحاسبية وخطواتها أمر هام جدًا؛ حيث يساهم بشكل كبير في إضافة الكثير من المميزات لأي شركة أو مؤسسة، وفي يومنا هذا لا يوجد محاسب لا يدرك مدى أهمية الدورة المحاسبية، ويعي جيدًا أن دوره في أي منشأة يتمحور حول تطبيق الدورة المحاسبية بصورة دقيقة وصحيحة بغض النظر عن حجم المؤسسة وهل هي مؤسسة كبيرة أم صغيرة.
مراحل الدورة المحاسبية
قبل البدء في سرد مراحل وخطوات الدورة المحاسبية، دعونا أولاً نتعرف على تعريف الدورة المحاسبية، والتي هي عبارة عن مجموعة من الخطوات المحددة.
والتي يجب على كل مؤسسة اتباعها خلال كل فترة محاسبية، والتي هي عبارة عن مجموعة من الخطوات، والدورة تتم من خلال تسجيل كل المعاملات المالية بما في ذلك المبالغ المالية التي يتم إنفاقها خلال الفترة المالية.
لذلك فإنها تتضمن كافة الحسابات التي يقوم بمعالجتها المحاسب، وذلك بدء من الحسابات الخاصة بالقيود اليومية إلى أن تنتهي الدورة المحاسبية بالقوائم المالية.
ووفقًا لكل ما سبق يمكننا القول بأن الدورة المحاسبية هي عبارة عن مجموعة من الممارسات المتنوعة، والمرتبطة ببعضها البعض وتكمل بعضها البعض، وذلك حتى الوصول إلى المعلومات المطلوبة، والتي تقدم خدماتها للشركة أو المؤسسة بالإضافة إلى جهات أخرى خارجية.
أهداف الدورة المحاسبية
قبل البدء في توضيح مراحل الدورة المحاسبية، سنبدأ الآن بتوضيح أهداف الدورة الحسابية والتي تتمثل في النقاط التالية:
- التأكد من أن جميع الممارسات المالية تمت بدون ارتكاب أي خطأ، وتم تطبيقها بشكل صحيح.
- هي عبارة عن نظام رقابي لأي منشأة.
- ضمان عدم حدوث احتيال أو خداع أو غش أثناء الفترة المالية.
- دعم الإدارة ومساعدتها في اتخاذ القرارات المستقبلية الخاصة بتطوير المؤسسة.
- تقديم الدعم للأطراف الخارجية للمتابعة مثل مساعدة المستثمرين للدخول، ومعرفة الضرائب وتحديدها.
متى يتم إعداد الدورة المحاسبية
الدورة المحاسبية يتم تجهيزها أثناء الفترة المالية، وتستمر على مدار العام ما دام أن المنشأة تعمل، وتبدأ الدورة بإعداد دفاتر القيود اليومية والتي يتم تسجيلها بشكل يومي، وذلك بالإضافة إلى العديد من الخطوات الأخرى التي تتم بصورة دورية.
والحسابات متنوعة فهناك حسابات يتم تدوينها يوميًا، وأخرى يتم تسجيلها بشكل شهري أو كل ربع سنة، وهناك كذلك حسابات يتم تسجيلها مع كل نهاية سنة مالية.
المراحل المتنوعة للدورة المحاسبية
هناك ثمانية خطوات للدورة المحاسبية تتمثل فيما يلي:
تحديد المعاملات المالية
وتُعد خطوة تحديد المعاملات المالية من أهم مراحل الدورة المحاسبية؛ حيث أنه يتم الاعتماد عليها في جميع المراحل القادمة، لذلك يجب الحرص على أن يتم تسجيل كل العمليات المالية للمنشأة بشكل يومي.
ويجب أن يحرص كل محاسب على تحديد وتدوين المعاملات المالية بشكل يومي، على أن يتم ذلك بانتظام حتى نهاية الشهر، ولذلك يجب الحرص أيضًا على أن يكون لكل معاملة مالية إيصال وملف خاص بها.
في حالة البيع أو الشراء يجب الحرص على تحديد المصروفات أو الإيرادات وأن يكون لكل منها وثيقة إثبات خاصة بها.
كذلك يجب على المحاسب في هذه الخطوة مراجعة كافة المستندات والتأكد من صحتها، مع مراعاة التفرقة بين كل المعاملات، وتحديد الحسابات الدائية والحسابات الأخرى المدينة، بحيث يتم تدوينها في دفتر اليومية بشكل دقيق وبدون أخطاء.
التسجيل في دفتر القيود اليومية
القيود اليومية تُعد من أهم وأبرز الدفاتر المحاسبية وكذلك أهم مراحل الدورة المحاسبية؛ حيث بها يتم تدوين كل نشاط مالي تم بالمؤسسة بالاعتماد على طريقة القيد المزدوج.
وهي الطريقة التي من خلالها يتم توضيح أنه في حالة حدوث أي زيادة في حساب ما يتبع ذلك نقصان في حساب آخر، ولذلك فإن دفتر القيود اليومي من أهم الدفاتر لأنها توضح كافة التفاصيل التي تتم في المؤسسة.
والآن سنوضح لكم بالمثال بعض المعاملات المالية وطريقة تدوينها في دفتر القيود اليومية:
- شراء بعض الأغراض والدفع نقدًا بقيمة 35 ألف ريال.
- بيع منتجات لعميل بقيمة 55 ألف ريال.
- شراء منتجات من الموردين بقيمة 30 ألف ريال.
- بيع منتجات وسلع نقدًا بقيمة 100 ألف ريال.
- سداد الإيجار نقدًا بقيمة 15 ألف ريال.
وكل المعاملات السابقة توضح أن هناك حساب حدث به زيادة، وآخر حدث به نقص، لذلك سيتم تسجيل العمليات السابقة في دفتر اليومية وفقًا للقيد المزدوج كما يلي:
| مدين | دائن | بيان | رقم القيد |
| 35.000 | 35.000 | من ح/ المشتريات إلى ح/ النقدية | 1 |
| 55.000 | 55.000 | من ح/ العملاء إلى ح/ المبيعات | 2 |
| 30.000 | 30.000 | من ح/ الموردين إلى ح/ أوراق الدفع | 3 |
| 100.000 | 100.000 | من ح/ النقدية إلى ح/ المبيعات | 4 |
| 15000 | 15000 | من ح/ الإيجار إلى ح/ النقدية | 5 |
ومن خلال تدوين كافة المعاملات المالية وتسجيلها يوميًا، ستكون تلك الخطوة أول مرحلة من مراحل الدورة المحاسبية، والتي تمت بشكل صحيح ودقيق، ويمكن بعدها الانتقال للمرحلة الثانية.
ترحيل القيود اليومية إلى دفتر الأستاذ
لهذه المرحلة أهمية بالغة ضمن مراحل الدورة المحاسبية، لأنه من خلالها يتم توضيح رصيد كل حساب بالمؤسسة بشكل منفصل، وليس من السهل تحديد الرصيد الخاص بكل حساب بالاعتماد على دفاتر اليومية.
وذلك بسبب تعدد القيود وكثرتها، وعدم القدرة على تحديد كل معاملة بمفردها، ولذلك يجب القيام بالترحيل إلى دفتر الأستاذ، ومن ثم فتح صفحة خاصة لكل حساب على حدا، وتحديد حسابه في نهاية المدة.
وفي دفتر اليومية السابق يمكن القيام بالترحيل وفتح حساب النقدية كما يلي:
من ح/ نقدية إلى ح/
| 100.000 | إلى ح/ المبيعات | 35.000 | من ح/ المشتريات |
| 15.000 | من ح/ الإيجار | ||
| 70.000 | رصيد مرحل | ||
| 100.000 | 50.000 | ||
| 70.000 | رصيد منقول |
والرصيد المرحل هنا أهميته تتمثل في إحداث التوازن للحساب النقدي، ويتم وضعه بشكل معاكس لطبيعة الحساب أي تحت حالة الدائن كما هو واضح بالجدول.
أما فيما يخص الرصيد المنقول فهو عبارة عن الرصيد الذي سيتم فتح الحساب به أول السنة المالية القادمة، ويتم وضعه مع طبيعة الحساب أي تحت بند المدين.
وبناءً على ذلك فإن حساب النقدية في نهاية السنة المالية يساوي 70 ألف حتى نبدأ الفترة القادمة به، وجميع الحسابات يتم ترحيلها باتباع نفس الطريقة السابقة.
تجهيز ميزان المراجعة
ميزان المراجعة مرحلة هامة من مراحل الدورة المحاسبية، ومن خلالها يتم حصر مجموع الأرصدة الدائنة والمدينة، ويجب أن يكون مجموع الحسابات الدائنة يساوي مجموع الحسابات المدينة، ويتم إعداد ميزان المراجعة من خلال الأرصدة الموجودة في دفتر الأستاذ.
وتعود أهمية ميزان المراجعة إلى الأسباب التالية:
- في حال وجود أي خطأ بدفتر الأستاذ أو خلل في تدوين القيود اليومية سيتم كشف ذلك بعدم التطابق بين الأرصدة المدينة والأرصدة الدائنة.
- من خلاله يتم تجهيز القائمة الخاصة بالدخل والوضع المالي.
- تحديد مجموع الأرصدة في كل حساب خلال السنة المالية.
وإعداد ميزان المراجعة يمكن أن يتم بشكل ربع سنوي (ثلاثة أشهر)، أو بشكل نصف سنوي (ستة أشهر)، وذلك حسب رغبة المنشأة وحجم الأنشطة والأعمال، والآن سنقدم لكم مثال توضيحي خاصة بميزان المراجعة:
| الحساب | المدين | الدائن |
| النقدية | 20.000 | |
| الآلات والمعدات | 45.000 | |
| المباني | 80.000 | |
| أوراق الدفع | 3000 | |
| الإيرادات | 125.000 | |
| إيراد الإيجار | 8500 | |
| الإجمالي | 145.000 | 136.500 |
وفي حالة إيجاد المحاسب لأي خطأ خلال تجهيز ميزان المراجعة، يجب أن يعود إلى دفتر الأستاذ والقيود المعرفية، والكشف عن الخطأ، ومن ثم معالجته.
قيود التسوية
للإيرادات والمصروفات أنواع عديدة يجب الحرص على تحميلها وتجهيزها لكل فترة محاسبية، وهنا مرحلة قيود التسوية تُعد أحد مراحل الدورة المحاسبية الأساسية ليتم تغذية الفترة المالية بجميع المبالغ المطلوبة، وتتضمن 4 أنواع وهم:
التسويات الضريبية
وهذا النوع من التسويات يساعد على حساب الخصومات الضريبية، مما يساعد على مسح التكلفة التي تخص الفترة المالية.
التأجيلات
وهي عبارة عن مبالغ دُفعت في أول السنة المالية، ومنها يتم الحصول على إيرادات في المستقبل، ولم يتم تسويتها، مثل استلام مبلغ من المال من أحد العملاء، بدون أن يحصل العميل على أي سلع أو بضائع مقابل ذلك.
المستحقات
وهي عبارة عن المصروفات ومستحقات الإيرادات التي لم يتم دفعها فورًا.
المعاملات المفقودة
وهي المعاملات التي لم يتم تدوينها خلال مرحلة التسجيل في الدفاتر مثال: مشتريات تجارية بالائتمان الشخصي.
تجهيز ميزان المراجعة بعد التسوية
وهنا يتم تجهيز ميزان المراجعة بعد التعديل وهي مرحلة هامة من مراحل الدورة المحاسبية، لأنه تم وضع الأرصدة الجديدة والتي حصلت على قيود تسوية، ويتم تجهيز ميزان المراجعة كالمثال السابق ذكره، ولكن يتم إضافة الأرصدة الجديدة، ويجب أن يكون هناك تطابق بين الأرصدة الدائنة والأرصدة المدينة.
تجهيز القوائم المالية
استكمالاً لحديثنا عن مراحل الدورة المحاسبية، تجهيز القوائم هي المرحلة السابعة وتضمن ثلاثة قوائم وهم:
– قائمة الدخل وتُعد من أهم القوائم، لأنها توضح أرباح المؤسسة وخسائرها؛ حيث أنها تتضمن حساب الإيرادات وحساب المصروفات، ويمكن تجهيز قائمة الدخل كل نصف سنة أو كل سنة ويتم تحديد ذلك وفقًا لحجم نشاط المؤسسة.
– قائمة الميزانية (المركز المالي) وهذه القائمة تتضمن أصول المنشأة وخصوم المنشأة لذلك يجب أن تكون الأصول تساوي الخصوم وحقوق الملكية.
وتتمثل مكونات قائمة المركز المالي في الجدول التالي:
| الأصول | الخصوم+حقوق الملكية |
| الأصول الثابتة أراضي، أثاث، آلات، مباني الأصول المتداولة المخزون، النقدية حساب البنك الأوراق المالية | الخصوم (حسابات قابلة للدفع، أوراق الدفع، الضرائب المستحقة، أجور مستحقة). حقوق الملكية (رأس المال، أسهم الخزينة، أرباح محتجزة، الأسهم الممتازة). |
– قائمة التدفقات النقدية وهذه القائمة تتضمن كل الأموال التي تدخل وتخرج من المؤسسة الخاصة بالأنشطة الآتية (الأنشطة التمويلية، الأنشطة التشغيلية، الأنشطة الاستثمارية).
إغلاق الحسابات
مرحلة إغلاق الحسابات آخر مرحلة من مراحل الدورة المحاسبية، وذلك بعد إتمام القوائم المالية، مما يشير إلى نهاية الفترة المالية، وبدء فترة أخرى جديدة، لذلك يجب إنهاء بعض الحسابات وغلقها، وتتمثل في المصروفات والإيرادات، وفي الفترة الجديدة تكون هذه الحسابات برصيد صفر.
كذلك يجب إغلاق وإنهاء كافة الحسابات التي توجد في دفتر الأستاذ سواء حسابات المصروفات أو حسابات الإيرادات، أما حسابات الأصول والخصوم هي حسابات مستمرة للمؤسسة ولا يتم إغلاقها.
الأسئلة الشائعة
الكثير من الأسئلة تتبادر لذهن كل من يرغب في إنشاء مؤسسة أو يدير مؤسسة عن مراحل الدورة المحاسبية، ونحن سنجيب على البعض منها:
ما هي المرحلة الأولى من المحاسبة؟
المرحلة الأولى تتمثل في تسجيل كل معاملة مالية تتم في المنشأة.
ما هي دورات التدقيق؟
دورة المراجعة والمعروفة بدورة التدقيق هي عبارة عن عملية محاسبية يتبعها المدقق بحيث يضمن دقة البيانات الخاصة بالشركة، وتتضمن هذه العملية العديد من الخطوات مثل التحديد، التدقيق، العمل الميداني.
ما هي عناصر النظام المحاسبي؟
تتمثل عناصر النظام المحاسبي في الآتي:
· المجموعة المستندية.
· المجموعة الدفترية.
· مجموعة التقارير الإدارية والمالية.
· مجموعة الإجراءات المحاسبية والتعليمات المحاسبية.
· دليل الحسابات.
· نظام القيد.
· التسهيلات.
· العاملين في المشروع.
