داخل شركات البناء هناك العديد من النفقات التي لا تندرج ضمن فئة النفقات العامة الرسمية؛ هذا لأن مصطلح النفقات العامة يشير تقليديًا إلى التكاليف غير المباشرة التي تهدف إلى إبقاء العمل قيد التشغيل دون المساهمة بشكل مباشر في وظائف أو مشاريع محددة.
في حين أن هذه التكاليف قد تستغرق بعض الوقت لتحديدها فإن النفقات العامة هي مبدأ مهم بشكل خاص للصناعات مثل البناء التي لديها احتياجات أكبر للمواد الخام والعمالة المستأجَرة.
وللمساعدة في جعل هذا الأمر أسهل في الفهم، إليك بعض الفئات الرئيسية التي يجب أن تضعها في عين الاعتبار عند تعلم كيفية حساب النفقات العامة للمنشأة الخاصة بك:
- النفقات العامة:
تشمل هذه الفئة التكاليف التي تؤثر على شركة البناء بأكملها من وجهة نظر إدارية وقانونية.
يجب عليك تضمين أشياء مثل مساحة الإيجار، مزايا الموظفين، تكاليف التأمين والتسويق، الرسوم القانونية والضرائب المتكررة أو مدفوعات الممتلكات. - التكاليف المباشرة وغير المباشرة:
في البناء، تختلف تكلفة المواد لكل مشروع بشكل كبير. يتضمن أيضًا فئة التكاليف غير المباشرة للأشياء التي يصعب للغاية تتبعها لكل موقع عمل، مثل المسامير، قصاصات الخشب، ومواد البناء الصغيرة. هذه الإمدادات ليست هي نفسها التكاليف العامة المرتبطة بإدارة الأعمال. - تكاليف العمالة:
ستختلف تكاليف العمالة والموظفين بناءً على نوع العمال الذين تقوم بتعيينهم. حيث يعمل بعض الموظفين على مدار العام، بينما قد يتم التعاقد مع آخرين لوظائف محددة. فتذكّر أن تقوم بهذه الفروق أثناء قيامك بحساب النفقات العامة لكل وظيفة.
وللقيام بحساب هذه التكاليف وكيفية التفريق بينها، عليك اتباع الخطوات التالية:
1- قم بإنشاء قائمة شاملة بالتكاليف العامة.
عندما تبدأ في حساب التكاليف العامة لأول مرة، فإن أفضل طريقة للقيام بذلك هي تطوير نظام تنظيمي يتدفق إلى إجراءات أو برامج المحاسبة العامة الخاصة بك.
بهذه الطريقة، يكون من الصعب تفويت الدفعات والإيصالات التي يمكن أن تُحدث فرقًا كبيرًا في حساب التكاليف.
ويمكن أن تشمل التكاليف العامة في البناء ما يلي:
- إيجار المكاتب والمرافق الأخرى.
- مزايا ورواتب الموظفين بدوام كامل.
- تغطية تأمينية للأفراد والمعدات.
- تغطية المسؤولية العامة.
- تكلفة النقل.
- ساعات العمل.
- المرافق مثل الكهرباء والغاز والمياه.
- الرسوم والتراخيص الحكومية.
- الضرائب على الممتلكات أو الأراضي أو الأصول الأخرى.
- تكاليف الإهلاك.
- تكاليف العمل الأخرى.
- اعتمادًا على نوع البناء المحدد الذي تتعامل معه شركتك قد يكون لديك أيضًا فئة منفصلة تكاليف التصنيع العامة.
- إذا كنت لا تنتج أي سلع مباشرة، فقد لا تنطبق عليك هذه الفئة.
– 2أضف إجمالي المصروفات:
الخطوة التالية بسيطة نسبيًا. بمجرد أن يكون لديك قائمة كاملة ونهائية، فقد حان الوقت لإضافة كل شيء.
وأفضل طريقة للقيام بذلك هي اختيار فترة زمنية محددة (على سبيل المثال، مقدار شهر واحد من النفقات العامة) والحصول على الإجمالي الكلي.
سبب اختيار فترة زمنية قياسية واحدة هو الاتساق. لن تكون لديك فكرة جيدة عن معدل النفقات العامة الحقيقي إذا لم تُقدِّر موعد استحقاق الأشياء وعدد المرات التي تدفعها من أجل الحفاظ على سير العمل بسلاسة.
3- احسب معدل النفقات العامة:
الخطوة التالية في العملية هي تحديد معدل النسبة المئوية العامة. وتعتبر العملية الحسابية هنا أيضًا واضحة نسبيًا نظرًا لأنك ستقسم الإجمالي الذي وجدته في الخطوة الثانية على إجمالي مبيعاتك الشهرية.
وتكون المعادلة كما يلي:
إجمالي التكاليف العامة / إجمالي المبيعات الشهرية = معدل أعمال البناء
للحصول على نسبة مئوية بدلًا من رقم عشري بعد القسمة الأولى، اضرب الناتج في 100. سيعطيك هذا نسبة مئوية يمكنك التعامل معها بسهولة من أجل فهم أكبر لعمليات عملك.
وعلى سبيل المثال، إذا كان لديك معدل 25٪ من النفقات العامة، فهذا يعني أن شركتك تستثمر 25 جنيه في النفقات العامة مقابل كل مائة جنيه.
معدل النفقات العامة المناسب خاص بالصناعة؛ لذلك يجب أن تأخذ بعض الوقت للبحث عن المعيار القياسي للشركات في منطقتك. والقاعدة الأساسية الجيدة هي 10٪ للنفقات العامة مع ربح 10٪.
4- اختر الطريقة الصحيحة لتخصيص النفقات العامة.
إذا كنت تريد أن تصبح أكثر دقة في حساب النفقات العامة في عملك، يمكنك البدء في تخصيص فئات معينة من نفقاتك العامة.
في المحاسبة يشير تخصيص النفقات العامة ببساطة إلى ممارسة توزيع التكاليف غير المباشرة على الخدمات التي تقدمها والتي تولِّد إيرادات لضمان موازنة تكاليف الوظيفة بدقة.
وتوفر هذه الممارسة عمومًا رؤية أكثر من مجرد تجميع جميع أنواع النفقات العامة معًا.
يعتمد تخصيص النفقات العامة على ما إذا كانت المنشأة الخاصة بك تركّز على التصنيع أو المقاولات العامة أو تطوير الأراضي أو غيرها من التخصصات. عادة، كلما زاد نمو عملك وإنفاقه، زادت حاجتك لتخصيص النفقات العامة.
اعتمادًا على كيفية إدارتك للمحاسبة، قد تتلقى اقتراحات مختلفة للتخصيص.
فيما يلي طريقتان من أكثر الطرق شيوعًا لتخصيص التكاليف العامة في هذه الصناعة.
1-معدل التكاليف المباشرة:
يتم تقدير هذا النهج لبساطته؛ لأنك ستنظر في تكاليف وظيفة واحدة ككل. بعد ذلك، ستستخدم نسبة مئوية قياسية إلى حد ما لتحديد مقدار النفقات العامة اللازمة لتغطية تكاليف الوظيفة. هذه علاقة مباشرة تعتمد على البيانات التاريخية والخبرة لتوجيه القرارات العامة المستقبلية.
2- نسبة تكاليف الوظيفة المباشرة:
من ناحية أخرى، عندما تخصص النفقات العامة باستخدام نسبة من التكاليف المباشرة، فإنك تبحث عن أرقام دقيقة وصحيحة. إذا كان لديك العديد من الوظائف أو العقود الجارية في وقت واحد، فإن هذه الطريقة تقسم مبلغ النفقات العامة بالتساوي على أساس النسبة المئوية.
غالبًا ما يفضّل المتخصصون في المحاسبة استخدام النهج النسبي، لأنه يسمح بتتبع أكثر دقة لكل جنيه يتم إنفاقه على النفقات العامة.
– 5تحقق جيدًا من جميع المصاريف والتكاليف
عندما تدير النفقات العامة
من المهم أن تحافظ على معرفتك لمقدار الأموال التي تخرج من المنشأة وتدخل إليها، حيث يمكن أن يؤدي الفشل في مراقبة هذه التكاليف بعناية إلى وضع ضغط غير ضروري على موارد عملك. بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأن التكاليف العامة لا تولد عادةً دخلاً بشكل مباشر، فقد تعيق نموك وقدرتك على الاستثمار في مشاريع جديدة.
سؤال مهم آخر يجب الإجابة عليه هو:
من الذي يمتلك السلطة عندما يتعلق الأمر بقرارات التكلفة العامة؟
هل يمتلك العديد من الأشخاص داخل مؤسستك القدرة على دفع الفواتير المتكررة أو تحديد الرسوم المهمة؟
في حين أنه قد يكون من المفيد أن يكون لديك دعم إداري، فإن إتاحة الوصول إلى عدد كبير جدًا من الموظفين يمكن أن يشجع نفقاتك على الخروج عن السيطرة.
بصفتك مديرًا أو مالكًا، تقع على عاتقك مسؤولية التحقق جيدًا من الأرقام. هذا يساعدك على تقليل الإنفاق الزائد وتجنب الأخطاء الجسيمة.
6- إجراء تعديلات على ميزانيتك السنوية.
هل قمت بكل العمليات الحسابية وأدركت أن التكاليف العامة الخاصة بك مرتفعة للغاية؟ تذكّر، لم يفت الأوان بعد لإجراء التغييرات.
يمكنك تحسين وضعك المالي من خلال:
تقليص التكاليف العامة الزائدة.
- إلقاء نظرة فاحصة على هوامش الربح الخاصة بك.
- رفع أسعار السلع والخدمات حسب الحاجة.
- تطوير المزيد في الإجراءات المحاسبية.
- قد تحتاج إلى الجمع بين عدة حلول لتعديل ميزانيتك السنوية بطريقة ليست عملية فحسب، بل تشجع أيضًا على وجود اتجاه مالي إيجابي.
