تسجيل العمليات المالية هناك خطوةٌ مباشرةٌ بعد تحليل العمليات المالية لإحدى المنشآت، وهي إثباتها في الدفاتر المحاسبيّة من أجل توثيق هذا التحليل ومعالجة هذه العمليات المالية. ومن أجل إثبات هذه العمليات المالية في الدفاتر المحاسبية لا بدَّ من وجود أوراقٍ ثبوتيةٍ تُثبت حدوث العملية المالية، ومن الأمثلة علي الأوراق الثبوتية: الفاتورة، الشيك، الكمبيالة، القسائم الخاصة بالبنوك، الإشعارات، حيث أن جميع الأوراق التي تُثبت حدوث العملية المالية تعتبر أوراقًا ثبوتيةً، فيتم تسجيل العمليات المالية التي تتم في المنشأة في دفاتر اليومية، ثم يتم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ أولًا.
أولًا: التسجيل في دفتر اليومية:
دفتر اليومية، هو دفتر يتم إثبات فيه جميع العمليات المالية التي تتم بين المنشأة والغير خلال فترة محاسبية، والتي تكون عادةً سنة، فيتم التسجيل في دفتر اليومية وفقًا لمجموعة من القيود المحاسبية، ولا بدّ لنا من توضيح القيد المحاسبيّ.
إذًا.. ما هو القيد المحاسبي؟
يُعرَف القيد المُحاسبيّ بأنه عبارة عن وصف لأي عملية مالية (للمدين والدائن)، والتي يتم تسجيلها بشكل مسلسل تاريخيّ وفقًا للمُسنتدات المؤيّدة للعملية.
أنواع القيد المُحاسبي:
يمكن لنا أن نقوم بتقسيم القيد المُحاسبي إلى نوعين هما:
(أ) القيد المُحاسبي البسيط:
هو القيد الذي يشمل جانب المَدين على حساب واحدٍ، وجانب الدائن يشمل على حساب واحدٍ. ولا بدّ من تساوي كلًا من الجانب المَدين مع الجانب الدائن.
(ب) القيد المحاسبي المُركّب أو المزدوج:
هو القيد الذي يشمل أحد الاحتمالات الآتية:
– هو القيد الذي يشمل فيه الجانب المَدين على حساب واحد، بينما يشمل الجانب الدائن على أكثر من حسابٍ.
– هو القيد الذي يشمل فيه الجانب المَدين على أكثر من حساب، بينما الجانب الدائن يشمل على حساب واحد.
– وعند قيام المُحاسب بتسجيل العمليات المالية وتحليلها إلى طرفي مَدين وطرف دائن، هناك مداخل يتم تحليل العمليات المالية على أساسها.
مداخل تحليل العمليات المالية:
- مدخل العمليات المالية (منه – له).
- مدخل تشخيص الحسابات (الآخذ – المُعطي).
- مدخل قائمة المركز المالي(الميزانية).
أما عن شروط التسجيل في دفتر اليومية، فهي كالآتي:
– لا بدّ من ترقيم كل صفحة من صفحات الدفتر قبل الاستعمال بأرقام متسلسة.
– لا بدّ أن تكون صفحات الدفتر خالية من أى كشط أو تحشير.
– لا بدّ أن يكون الدفتر لا يوجد فيه فراغ.
– لا بدّ ألا يوجد في الدفتر كتابة في الحواشي.
وطريقة التسجيل في دفتر اليومية تكمن في التالي:
– يتم كتابة اسم المنشأة او اسم صاحب المنشأة أعلى صفحة اليومية.
– يتم كتابة اسم الحساب المَدين في جانب المَدين في أقصى اليمين من خانة البيان.
– يتم كتابة المبلغ في خانة المَدين من نفس سطر اسم الحساب المَدين.
– يتم كتابة اسم الحساب الدائن في السطر التالي للاسم حساب المدين في أقصى إلى اليسار.
– يتم كتابة المبلغ في خانة جانب الدائن في نفس سطر اسم حساب الدائن.
– يتم كتابة اختصار إلى كلمة حساب إلى ح/ فيمكن كتابة من ح/ في الطرف المدين ويمكن كتابة إلى ح/الطرف الدائن.
– يتم كتابة شرح مُختصر ومبسّط، وهو عبارة عن تلخيص للعملية، ويكون أسفل اسم حساب الدائن.
– يتم ترك سطر فارغ بين كل عملية والعملية الأخرى.
– يتم تسجيل العمليات وفقًا لتاريخ حدوث العملية ووفقًا للتسلسل التاريخي لحدوث العمليات.
– يتم كتابة رقم القيد، وهو رقم العملية التي تمت.
– يتم تسجيل رقم صفحة الأستاذ، وهو الرقم الحساب المفتوح بدفتر الأستاذ
الطرف المدين
هي الحسابات التي تأخذ فيها أموال وتكون دائمًا مَدينة. والأصول فيها عندما تنقص تصبح مَدينة، والخصوم وحقوق الملكية فيها عندما تزيد تصبح مَدينة أيضًا.
ومن أمثلة الحسابات المدينة:
– الأصول.
– البضاعة.
– المصروفات.
– العقار.
– الصندوق.
– أوراق القبض.
– مصروفات نقل المبيعات.
– السيارات.
– الآلات.
– الأثاث.
– مصاريف إدارية.
– شهرة المحل.
– قسط الإهلاك.
– الأوراق المالية.
– المدينون.
– المسحوبات.
– الحساب الجاري أو حساب الإيداع.
– مصاريف نقل المشتريات.
– المُرتّبات.
– المشتريات.
– خصم مسموح به.
– مصروف الإيجار.
– ديون معدومة.
– مردودات المبيعات.
الطرف الدائن:
هي تلك الحسابات التي تكون دائمًا دائنة. الخصوم وحقوق الملكية فيها عندما تزيد تصبح دائنة، والأصول فيها عندما تزداد تصبح دائنة أيضًا.
من أمثلة الحسابات الدائنة:
– رأس المال.
– الالتزامات والخصوم.
– سحب على المكشوف من البنك.
– القروض (طويلة أو قصيرة الأجل).
– الأرباح.
– الاحتياطات.
– خصمٌ مُكتَسب.
– مردودات المشتريات.
– المبيعات.
– مجمع اهلاك.
– إيراد الأوراق المالية والعقار.
– مسموحات المشتريات.
– أوراق دفع.
– المخصصات.
– دائنون.
ثانيًا: التسجيل في دفتر الأستاذ:
بعد تسجيل وإثبات العمليات المالية التي تتم في المنشأة وفقًا لحدوثها تاريخيًا، يقوم المُحاسب بترحيل العمليات إلى حساباتها الخاصة بدفتر الأستاذ.
لذلك.. يمكن لنا تعريف دفتر الأستاذ على أنه الدفتر الذي يرحل إلى الحسابات الموجودة به العمليات الخاصة بكل حساب، والذي سبق تسجيلها في دفتر اليومية وتم ترحيل الحسابات الموجودة بدفتر الأستاذ إلى ميزان المراجعة.
إذًا.. ما هو الترحيل؟
هي عملية نقل العمليات المالية من دفتر اليومية إلى حساباتها في دفتر الأستاذ.
– مظاهر دفتر الأستاذ: صفحة دفتر الأستاذ تنقسم إلى قسمين رئيسيين متشابهين، أحدهما للمبالغ المَدينة والآخر للمبالغ الدائنة.
– يحتوي كل قسم على أربعة خانات:
- خانة للمبالغ: يتم كتابة المبلغ المُرحَّل من دفتر اليومية سواء كان مَدين أو دائن.
- خانة للبيان: فيها تُكتب اسم العملية أمام كل مبلغ .
- خانة رقم صفحة اليومية: يتم كتابة رقم صحة دفتر اليومية التي تم تسجيل العملية فيها.
- خانة التاريخ: يكتب تاريخ ترحيل العملية وليس التاريخ الموجود في دفتر اليومية.
– يمكن اختصار حساب دفتر الأستاذ ليكون على شكل حرف T ويكون الجانب الأيمن المدين (منه)، والجانب الأيسر الدائن (له).
– عملية نقل الحسابات من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ بالترحيل تُسمّى transfer.
– يتم ترحيل المبالغ الدائنة في دفتر اليومية إلى الجانب الدائن في دفتر الأستاذ.
– يتم ترحيل المبلغ المدين من دفتر اليومية إلى الجانب الأيمن في دفتر الاستاذ.
ويشمل دفتر الأستاذ نوعين من الدفاتر، هما:
(أ) دفتر الأستاذ المُساعد.
(ب) دفتر الأستاذ العام.
(أ) دفتر الأستاذ المساعد SUBSIDIARY:
هو دفتر متفرّع من دفتر الأستاذ وتقوم المنشأة بعمل دفتر الأستاذ المساعد لمعرفة رصيد وحساب كل عميل بكل بسهولة.
تقوم المنشأة بعمل أكثر من حساب لدفتر الأستاذ المساعد، ومن أمثلتها دفتر الأستاذ المساعد للمدينين، ودفتر الأستاذ المساعد للدائنين، ودفاتر الأستاذ المساعد الأخرى ومنها للمصروفات والإيرادات والأثاث والآلات.
(ب) دفتر الأستاذ العام GENERAL LEDGER:
هو دفتر تُفتح به جميع حسابات المنشأة على أن يحل محل العمليات التي تخصّص لها دفتر أستاذ مساعد حساب إجمالي.
وفي نهاية المقال نتمنى أن نكون قد أفدناكم بكل ما يخصُّ تسجيل العمليات المالية، ونضرب لكم موعدًا جديدًا مستقبلًا.
أسرة المُحاسبة للجميع.
