بشكل عام المصاريف هي عبارة عن أي مبلغ مالي يتم دفعه عن طريق الأفراد أو عن طريق المؤسسات أو عن طريق الشركات، وذلك يكون بهدف تحقيق أغراض معينة أو لكي يتم الحصول على سلعة معينة أو لكي يتم الحصول على خدمة معينة، وفي الطبيعي تختلف المصاريف، فيوجد مصاريف تقوم المؤسسة أو الشركة بدفعها وذلك بهدف أن تحصل على السلع، وهي تكون بمقابل شراء السلع.
أما النوع الآخر من المصاريف من الممكن أن يكون مقابل الحصول على المنتجات، وفي تلك الحالة تقوم الشركة بدفع أموال لكي تجهز سلعة معينة أو لكي تقوم بعملية إنتاجية معينة، فلا يسمح لأي شركة أو لأي مؤسسة أن تقوم بالأعمال المطلوبة بدون أن تدفع مبلغ من المال، ولكي تحصلي على المال، لابد أن تقوم بدفع المال.
مفاهيم المصاريف المدفوعة مقدماً والمصاريف المستحقة
أولًا: المصاريف المدفوعة
هي نوع من أنواع المصاريف التي تقوم الشركات وتقوم المؤسسات بدفعها، وذلك لكي تحصل على خدمة أو لكي تحصل على سلعة ما، أي أنها تدفع المال للعميل وذلك نظرًا لأن العميل يكون موثوق بيه تماما، ولابد أن يكون تم التعامل معه قبل ذلك، وعن طريق ذلك تحصل الشركة أو تلك المؤسسة على سند قبض، تضمن به الأموال التي تقوم بدفعها، ويكون موقع من قبل الشركة والعميل بالقيمة المالية التي تم دفعها، وتبعا لقواعد المحاسبة ومبادئ المحاسبة في تلك الفترة المالية، فيتم معالجة المصاريف المدفوعة عن طريق قيد محاسبة، وفيما بعد يتم الترحيل والترصد والتسوية الخاصة بها.
ثانيًا: المصاريف المستحقة
هي عبارة عن المصاريف الخاصة بالالتزامات المالية التي تستحق على الشركة دفعها أو سدادها، وتلك الالتزامات يجب أن تقوم الشركة بدفعها، وذلك نتيجة لحصولها على خدمة معينة، أو حصولها على منتجات معينة يتم شرائها من الغير، وفي العادة يتم تسجيل تلك المصاريف من خلال القيود المحاسبية في دفتر اليومية والدفتر الخاص بالأستاذ العام.
الفرق بين المصاريف المدفوعة مقدماً والمصاريف المستحقة
(1) تعتبر المصروفات المستحقة عكس تماما للمصاريف المدفوعة مقدما في المركز المالي، ويتم تسجيلها في جانب الأصول، وعلى أساس الاستحقاق فيتم استبعاد تلك النوع تماما من المصاريف من ميزان المراجعة.
(2) المصروفات المستحقة عكس المصاريف المدفوعة، بحيث تتحمل المؤسسات والشركات والنفقات المستمرة ظنكم منتظمة للغاية في نهاية كل فترة مالية كالأجور التي تدفع للعمال.
